PanduanPetunjuk penggunaan sesuai peran Anda
Panduan Pengguna
Panduan ini menyesuaikan dengan peran Anda saat ini.
Siklus keuangan — tujuh tahap
Tiap tahap punya pemilik yang jelas. Yang berubah bukan cuma dokumennya, tapi status uangnya terhadap pagu.
| Tahap | Siapa | Status pagu |
|---|---|---|
| 1 · Perencanaan Program & Activity beserta pagunya | Landscape + Finance Manager | Pagu ditetapkan |
| 2 · Pengajuan Semua nilai, termasuk di bawah Rp 2 juta | Staf pengusul | Requested |
| 3 · Persetujuan Review Keuangan lalu pemegang kewenangan | Bagian Keuangan, lalu ASL | Requested → Committed |
| 4 · Uang Muka Maks Rp 50 juta, cair dengan dua tanda tangan | Pemegang + penandatangan bank | Committed |
| 5 · Pertanggungjawaban Foto bukti jadi baris biaya, lalu diverifikasi | Pemegang, lalu Bagian Keuangan | Committed → Actual |
| 6 · Laporan Dashboard, Laporan Kegiatan, Laporan HO | Semua orang | Sisa |
Lima angka anggaran
Angka yang sama dipakai di seluruh halaman. Yang boleh dibelanjakan adalah Sisa, bukan Pagu.
- Pagu — batas yang disetujui donor untuk satu kode aktivitas.
- Requested — pagu ditahan sejak pengajuan masuk, bukan sejak disetujui. Karena itu dua pengajuan atas kode yang sama tidak bisa lolos bersamaan.
- Committed — sudah disetujui atau sudah cair, buktinya belum ada.
- Actual — bukti sudah masuk dan sudah diverifikasi.
- Sisa — pagu dikurangi ketiganya.
Dua tangga ambang
Siapa yang menyetujui dan dokumen apa yang wajib adalah dua tangga terpisah, dan titik potongnya berbeda. Keduanya berjalan bersamaan atas satu pengajuan.
Tangga A — siapa yang menyetujui
| ≤ Rp 50 jt | Budget Holder sesuai area |
| Rp 50–150 jt | Technical Advisor |
| > Rp 150 jt | Direktur |
Kewenangan melekat pada area, bukan jabatan. Rp 3 juta di Sidoarjo jatuh ke koordinator situsnya, bukan ke Finance Manager.
Tangga B — dokumen wajib
| ≤ Rp 2 jt | Pembelian langsung |
| Rp 2–9 jt | 1 penawaran |
| Rp 9–15 jt | 2 penawaran + Simple PO |
| > Rp 15 jt | 3 penawaran + Full PO |
SOP-LOG-03.02. Di atas Rp 4 juta barang juga masuk Asset Register.
Aturan yang sering ditanyakan
- Kaidah Naik Satu Tingkat. Tidak seorang pun menyetujui pengajuannya sendiri atau milik atasannya. Perkara naik satu jenjang, tidak jatuh ke rekan setingkat.
- Persetujuan bukan pembayaran. Dokumen yang disetujui berstatus menunggu pembayaran HO. Pembayarannya dieksekusi Kantor Pusat lewat prosesnya sendiri; Bagian Keuangan lalu mencatatnya di sini untuk rekonsiliasi bank.
- Uang muka punya tenggat. Diajukan 5 hari kerja sebelum kegiatan, dipertanggungjawabkan 7 hari kerja setelah kegiatan selesai. Batas Rp 50 juta per orang.
- “Tanpa dokumen dasar” di Pertanggungjawaban berarti struk itu tidak menutup uang muka maupun pengajuan mana pun — misalnya belanja kecil pakai uang sendiri. Kalau Anda sebenarnya punya dokumen yang belum ditutup, pilih dokumennya; kalau tidak, nilainya akan memakan pagu dua kali.
- Semua belanja lewat satu jalur. Pengajuan lebih dulu, lalu Pertanggungjawaban saat buktinya ada. Tidak ada jalur pintas — halaman Pencatatan Langsung yang lama sudah ditutup sampai modul pembukuan tersedia.
Nomor dokumen
Bentuknya ditetapkan tim lewat Feedback Blue Finance, 16 September 2026.
Susunannya selalu sama:
KODE - TAHUN - BULAN - INISIAL - NO. URUT
| Kode | Dipakai untuk | Contoh |
|---|---|---|
| ARQ | Advance Request — pengajuan uang muka | ARQ-26-9-SHF-001 |
| ARR | Advance Report — satu nomor per nota | ARR-26-9-SHF-001-01 |
| TAR | Travel Authorization Request | TAR-26-9-YEM-001 |
| TER | Travel Expenses Report — per nota | TER-26-9-YEM-001-01 |
| RB | Reimbursement | RB-26-9-SHF-001 |
| BR | Voucher transaksi — tidak berubah | BR1-9-26-S |
Voucher belanja sengaja tetap berawalan BR: tim sendiri yang meminta nomor voucher transaksi dibedakan dari nomor dokumen pengajuan. Dokumen yang terbit sebelum 16 September tidak berganti nomor.
Tiga hal berikut usulan kami, bukan ketetapan tim — feedback tidak menyebutnya. Dipakai sekarang supaya sistem bisa jalan, dan tinggal diubah bila Bagian Keuangan memutuskan lain.
- Reimbursement berkode
RB, dua huruf. Tidak dikarang jadi tiga huruf supaya terlihat bahwa kodenya belum ditetapkan. - Nomor urut dihitung per orang, per bulan. Tiap orang punya deretnya sendiri yang dimulai dari 001 tiap awal bulan — itu yang membuat ARQ-26-9-SHF-001 dan TAR-26-9-YEM-001 di feedback sama-sama 001. Deret bersama akan membuat nomor tiap orang berlubang tanpa memberi apa pun.
- Uang muka sampai Rp 50 juta tetap lewat dua tahap — verifikasi Keuangan lalu approval Budget Holder. Dokumen alur menuliskan satu tahap, tangga ASL menuntut Budget Holder; yang dipertahankan yang lebih ketat.
Cadangan data
Data tersimpan di basis data bersama, jadi ikut berpindah saat Anda ganti perangkat dan terlihat oleh rekan Anda. Ekspor di bawah ini gunanya untuk menyimpan salinan di luar sistem — misalnya sebagai arsip sebelum tutup tahun, atau bahan pemeriksaan.
Hati-hati: impor menimpa isi basis data bersama, bukan hanya perangkat ini. Perubahannya terlihat oleh semua orang. Ekspor dulu sebelum mengimpor.